Création du budget prévisionnel et gestion et mise en œuvre du projet Erasmus +
Le budget d’un projet UE
Cinq principes de référence à connaître avant de se lancer
principe de non-rétroactivité
principe de (non)soumission multiple
principe de financement non cumulatif
principe de non-profit
principe de cofinancement
Définir un cadre logique pour votre projet
Une adéquation entre l’analyse des besoins de votre projet, la prise en compte en compte du contexte, les objectifs, les activités et les résultats attendus.
Analyse des besoins spécifiques et non général étayer par des études, stats européennes
Définir un cadre logique du projet pour améliorer la conception des activités
Définir des activités qui répondent bien aux besoins
Expliciter la nature européenne des activités
Mener une analyse des besoins
Les projets rejetés le sont souvent par rapport à un manque d’analyse des besoins trop général, il faut travailler cette analyse avec votre partenaire.
Changements, manques, améliorations souhaités
Analyse des besoins essentielles fondée sur des preuves
Permet de planifier et mettre en oeuvre le projet
Les objectifs doivent répondre à ces besoins
Séquencer son projet en activité
Soyez précis dans la présentation des activités (workpackages)
Votre projet doit être composé de 3 à 5 workpackages maximum
1 module de travail consacré à la gestion de projet (le budget ne doit pas dépasser 20% de la subvention)
Ne pas oublier d'intégrer les frais de communication dans les activités
Ajouter en annexe un planning des activités (diagramme de Gantt)
Détailler les activités
– Seules les personnes des structures partenaires du projet sont éligibles aux activités.
– Les activités du projet doivent se dérouler :
– pendant la période contractuelle
– dans les pays des structures du partenariat
– les activités de dissémination peuvent avoir lieu lors d’évènement transnationaux thématique ciblés partout dans le monde
Exemples d’activité éligible : activités d’apprentissage, activités d’enseignement et de formation, réunions et évènements (hors réunions de gestion de projets), productions de livrables (publications, matériaux, documents, outils, produits, etc), activités visant à partager les résultats de projet, développement informatique (ex création site web).
Définir les indicateurs
Définition :
Indicateur quantitatif : définit des informations mesurables sur des quantités, des faits et peut être vérifié mathématiquement.
– indicateur qualitatif : décrit les évènements, les raisons, les causes, les effets, les expériences etc. Les indicateurs qualitatifs peuvent être rendus quantitatifs grâce à des méthodes de notation.
Indicateur vs Cible
Un indicateur est la mesure d’une valeur à un instant donné. Une cible est la valeur souhaitée de l’indicateur lorsque l’action est terminée
Cible : 1000 visites sur un site internet d’ici décembre 2023
Indicateur : 500 visites en juillet, 750 en octobre, 1100 en décembre 2023.
Les dépenses
Typologie des dépenses utilisés
– Gestion de projet et mise en œuvre
– Frais d’organisation/ Soutien organisationnel
– Soutien de la mobilité / frais de séjour
– Production intellectuelle (modules de cours de formation à distance, de programmes ou mallettes pédagogiques, créations ludiques, production audiovisuelle (+contenu), outils d’orientation)
– Coûts exceptionnels (prestation extérieure ne pouvant être réalisée par l’un des partenaires du projet),
– Coûts des besoins spécifiques (pour les personnes en situation de handicap).
Guide de gestion financière Erasmus+
Cadre logique
Cadre logique à compléter et à mettre en annexe
Quid de la sous-traitance
La sous-traitance est un point de vigilance pour les projets erasmus+, c’est possible mais il faut limiter au maximum cf p268 du guide du programme il ne faut jamais sous traiter l’activité de gestion de projet ni le cœur des activités il faut le préciser dans le projet et il ne peut pas être rajouter après.
Pièces justificatives à conserver pendant 3 ans
VOYAGE : Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil ; Titres de transport; Déclaration d’organisation d’accueil
FRAIS DE SÉJOUR : Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil
FRAIS D’ORGANISATION / SOUTIEN ORGANISATIONNEL : Déclaration signée par l’organisation d’accueil (attestation de présence) comportant toutes les mentions requises contractuellement.
FRAIS DE COURS / FRAIS D’INSCRIPTION : Preuve de l’inscription au cours et du paiement (facture/déclaration signée par le prestataire de cours).
GESTION ET MISE EN ŒUVRE DU PROJET : Rapport final.
RÉUNIONS DE PROJET TRANSNATIONALES : Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil ; Titres de transport.
PRODUCTIONS INTELLECTUELLES : Fiche individuelle de temps investi pour chaque intervenant déclaré, signature du représentant légal.
EVÉNEMENTS DE DISSÉMINATION : Rapport final (description de l’événement); Liste d’émargement signée par chaque participant; Programme et documentation relative à l’événement.