Construire son budget et les outils de suivi
Cet atelier a pour objectif de guider les participants dans la création d’un budget prévisionnel et la gestion d’un projet Erasmus+. Il abordera les étapes clés, de la planification financière à la mise en œuvre, en passant par la coordination des partenaires et le respect des exigences européennes.
Cinq principes de référence à connaître avant de se lancer
principe de non-rétroactivité
principe de (non)soumission multiple
principe de financement non cumulatif
principe de non-profit
principe de cofinancement
Détailler son analyse des besoins
Les projets rejetés le sont souvent par rapport à un manque d’analyse des besoins trop général, il faut travailler cette analyse avec votre partenaire.
Changements, manques, améliorations souhaités
Analyse des besoins essentielles fondée sur des preuves
Permet de planifier et mettre en oeuvre le projet
Les objectifs doivent répondre à ces besoins
Séquencer son projet en activité
Soyez précis dans la présentation des activités (workpackages)
Votre projet doit être composé de 3 à 5 workpackages maximum
1 module de travail consacré à la gestion de projet (le budget ne doit pas dépasser 20% de la subvention)
Ne pas oublier d'intégrer les frais de communication dans les activités
Ajouter en annexe un planning des activités (diagramme de Gantt)
La typologie des dépenses
Détailler les activités/Workpackages
Seules les personnes des structures partenaires du projet sont éligibles aux activités.
Les activités du projet doivent se dérouler :
– pendant la période contractuelle
– dans les pays des structures du partenariat
– les activités de dissémination peuvent avoir lieu lors d’évènement transnationaux thématique ciblés partout dans le monde
Exemples d’activité éligible : activités d’apprentissage, activités d’enseignement et de formation, réunions et évènements (hors réunions de gestion de projets), productions de livrables (publications, matériaux, documents, outils, produits, etc), activités visant à partager les résultats de projet, développement informatique (ex création site web).
Définir les indicateurs
Définition :
Indicateur quantitatif : définit des informations mesurables sur des quantités, des faits et peut être vérifié mathématiquement.
– indicateur qualitatif : décrit les évènements, les raisons, les causes, les effets, les expériences etc. Les indicateurs qualitatifs peuvent être rendus quantitatifs grâce à des méthodes de notation.
Indicateur vs Cible
Un indicateur est la mesure d’une valeur à un instant donné. Une cible est la valeur souhaitée de l’indicateur lorsque l’action est terminée
Cible : 1000 visites sur un site internet d’ici décembre 2023
Indicateur : 500 visites en juillet, 750 en octobre, 1100 en décembre 2023.
Les dépenses
Typologie des dépenses utilisés
– Gestion de projet et mise en œuvre
– Frais d’organisation/ Soutien organisationnel
– Soutien de la mobilité / frais de séjour
– Production intellectuelle (modules de cours de formation à distance, de programmes ou mallettes pédagogiques, créations ludiques, production audiovisuelle (+contenu), outils d’orientation)
– Coûts exceptionnels (prestation extérieure ne pouvant être réalisée par l’un des partenaires du projet),
– Coûts des besoins spécifiques (pour les personnes en situation de handicap).
– La sous-traitance est un point de vigilance pour les projets erasmus+, c’est possible mais il faut limiter au maximum cf p268 du guide du programme il ne faut jamais sous traiter l’activité de gestion de projet ni le cœur des activités il faut le préciser dans le projet et il ne peut pas être rajouter après.
Pièces justificatives à conserver pendant 3 ans
VOYAGE : Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil ; Titres de transport; Déclaration d’organisation d’accueil
FRAIS DE SÉJOUR : Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil
FRAIS D’ORGANISATION / SOUTIEN ORGANISATIONNEL : Déclaration signée par l’organisation d’accueil (attestation de présence) comportant toutes les mentions requises contractuellement.
FRAIS DE COURS / FRAIS D’INSCRIPTION : Preuve de l’inscription au cours et du paiement (facture/déclaration signée par le prestataire de cours).
GESTION ET MISE EN ŒUVRE DU PROJET : Rapport final.
RÉUNIONS DE PROJET TRANSNATIONALES : Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil ; Titres de transport.
PRODUCTIONS INTELLECTUELLES : Fiche individuelle de temps investi pour chaque intervenant déclaré, signature du représentant légal.
EVÉNEMENTS DE DISSÉMINATION : Rapport final (description de l’événement); Liste d’émargement signée par chaque participant; Programme et documentation relative à l’événement.
Les ateliers
Step 1
Présentation des financements européens
Cet atelier explore les appels à projets européens, leurs modalités et conditions, tout en ouvrant de nouvelles opportunités. Il vise à renforcer la coopération européenne, améliorer vos pratiques et développer votre capacité à agir à l’échelle transnationale
Step 2
Stratégies de recherche de partenaires EU.
Le processus de recherche de partenaires européens inclut la création d’un OID (Organisation ID), l’utilisation de la plateforme EPALE pour trouver des partenaires, la rédaction d’un Partner Information Form (PIF), et l’exploitation des réseaux sociaux pour élargir son réseau.
Step 3
Structurer son projet européen
Cet atelier porte sur la structuration de projets européens et couvre la planification, la préparation, la mise en œuvre, et le suivi d’activités pour maximiser leur impact. Il guide sur la définition des objectifs, la rédaction du programme de travail, l’organisation des activités, et l’évaluation des résultats, tout en fournissant les outils nécessaires pour la candidature en ligne.
Step 4
Conception budgétaire d’un projet Européen
Cet atelier se focalise sur les principes de budget prévisionnel pour Erasmus+ et autres projets UE, incluant la non-rétroactivité, le cofinancement, et la non-cumulabilité des financements. Il met l’accent sur la définition d’un cadre logique, l’analyse des besoins, la séquence des activités en workpackages, et la gestion des dépenses selon les règles de l’UE.
Adresse
19 place Jean Jaures
13006 Marseille
Tel
06 47 39 72 59
sonia@omak.fr
MAJ: 04/2025